Planilha simples de impostos para méd...

Profissionais de saúde que usam uma planilha simples de controle de impostos (IRPJ, ISS e INSS) até 2026 conseguem prever quanto vão pagar de tributos, evitar malha fina e organizar o caixa do consultório com muito mais segurança. A seguir, você encontra um modelo prático de planilha, explicação de cada aba e orientações específicas para médicos, dentistas e psicólogos no Brasil.

Por que você precisa de uma planilha de impostos em 2026

A Receita Federal tem hoje um volume muito maior de dados sobre o faturamento de profissionais de saúde, o que aumenta a necessidade de controle mensal em planilha.

Alguns números mostram isso:

1.368.312 recibos eletrônicos de serviços de saúde foram emitidos por profissionais pessoas físicas (médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, fonoaudiólogos e terapeutas ocupacionais) apenas em janeiro de 2025, primeiro mês de uso obrigatório do sistema Receita Saúde.[1]
Mais de 90% desses 1,37 milhão de recibos foram emitidos por três categorias: médicos, dentistas e psicólogos, mostrando forte concentração do faturamento nessas profissões.[1]
Em 2024, 25% das retenções em malha fina do IRPF tiveram relação com despesas médicas, reforçando a importância de recibos corretos e escrituração organizada.[1]
Em 2024, foram 498.000 recibos eletrônicos de serviços de saúde emitidos de forma facultativa via Receita Saúde; esses dados já entram na declaração pré-preenchida do IRPF, reduzindo divergências quando o controle do profissional também é adequado.[1]
O número de recibos passou de 498.000 em todo 2024 para 1.368.312 apenas em janeiro de 2025, quase 3 vezes mais, devido à obrigatoriedade – o que exige planilhas e controles fiscais muito mais rigorosos para médicos, dentistas e psicólogos.[1]

Diante desse cenário, não basta guardar recibos em papel ou confiar só no extrato bancário. É fundamental ter uma planilha estruturada que permita:

Registrar consultas e procedimentos dia a dia.
Calcular base de cálculo de IRPJ/IRPF, ISS e INSS mês a mês.
Estimar imposto futuro até 2026, considerando crescimento de faturamento.
Identificar meses de aperto de caixa antes que eles aconteçam.

"Uma planilha simples que projeta mês a mês seu IRPJ, ISS e INSS até 2026 vale mais do que qualquer ‘jeitinho’ na hora de pagar imposto: ela mostra com antecedência quando o caixa vai apertar e onde você pode ajustar consultas, pacotes ou repasses para não trabalhar no prejuízo. Como contador de médicos, dentistas e psicólogos, o que mais vejo dar resultado é combinar essa calculadora básica de tributos com a separação rigorosa das contas pessoais e do consultório – isso reduz erros, evita multas e abre espaço para um planejamento tributário de verdade." — Thomas Broek, Contador Especialista - Contabilidade Zen

Estrutura recomendada de planilha de impostos para médico, dentista e psicólogo

A seguir, um modelo de estrutura em abas (sheets) para você montar no Excel, Google Sheets ou software similar.

Abas sugeridas:

Configurações 2026 (alíquotas e parâmetros)
Agenda / Produção (consultas e procedimentos)
Receitas por fonte pagadora (PF e PJ)
Despesas dedutíveis
Cálculo mensal de impostos – Pessoa Física (Carnê-leão / IRPF, ISS, INSS)
Cálculo mensal de impostos – Pessoa Jurídica (IRPJ/Simples), se você tiver CNPJ
Projeção 2026 (simulações)

Abaixo, o passo a passo de cada aba.

Aba 1 – Configurações 2026

Nesta aba, você registra todas as alíquotas e parâmetros usados nas fórmulas das demais abas. Assim, quando algo mudar (lei municipal de ISS, teto do INSS, tabela do IR etc.), você altera apenas aqui.

Sugestão de campos (colunas):

Cidade / Município: para definir alíquota de ISS aplicável.
Alíquota de ISS para saúde: em geral entre 2% e 5%, conforme legislação municipal.
Percentual de INSS autônomo: normalmente 20% sobre a base de contribuição, limitada ao teto, com possibilidade de contribuição como contribuinte individual.
Teto do INSS do ano.
Alíquotas e faixas de IRPF mensal (Carnê-leão) vigentes (faixas progressivas e dedução por faixa).
Percentual médico/dentista/psicólogo no Simples Nacional, se você usa CNPJ (Anexo III ou V, conforme folha de pagamento e enquadramento).

Essa aba funciona como o painel de parâmetros da sua calculadora.

Aba 2 – Agenda / Produção (consultas e procedimentos)

Aqui você registra cada atendimento. Isso é essencial tanto para a gestão do consultório quanto para cruzar com os recibos eletrônicos do Receita Saúde.

Colunas recomendadas:

Data do atendimento
Horário
Paciente (nome ou código interno, respeitando LGPD)
Tipo de atendimento: consulta, retorno, sessão, procedimento, procedimento odontológico, avaliação psicológica etc.
Especialidade / área (se atuar em mais de uma)
Valor bruto da consulta/procedimento
Desconto concedido (se houver)
Valor líquido recebido
Forma de pagamento: dinheiro, cartão débito, cartão crédito, PIX, transferência, convênio
Situação: agendado, realizado, faltou, cancelado
Recibo eletrônico emitido? (Sim/Não) – para acompanhar o Receita Saúde
Número/ID do recibo eletrônico (quando emitido)

"Os profissionais liberais, como médicos, dentistas e psicólogos, precisam registrar com rigor todas as suas receitas e despesas dedutíveis, pois a falta de controle mensal dificulta a apuração correta do IRPF e pode levar ao pagamento a maior de imposto ou à malha fina." — Cláudia Lúcia Pimentel Martins da Silva, Auditora-Fiscal da Receita Federal do Brasil

Essa aba é a base de dados da planilha. A partir dela, você consolida valores por mês e por fonte pagadora.

Aba 3 – Receitas por fonte pagadora (PF x PJ)

A tributação muda conforme você recebe de pessoa física (PF) ou pessoa jurídica (PJ/convênio/hospital). Por isso, vale ter um resumo mensal.

Sugestão de layout (linhas = meses):

Colunas:

Mês/ano
Receitas de Pessoa Física (consultas particulares, sessões, procedimentos diretos)
Receitas de Pessoa Jurídica (clínicas, hospitais, convênios, cooperativas)
Total de receitas do mês
IRRF retido na fonte (sobre pagamentos de PJ, conforme comprovantes — com base em normas da Receita sobre IRRF em serviços profissionais de saúde).[3]
ISS retido na fonte (se houver, ex.: alguns municípios/hospitais retêm ISS na nota)

"O médico que atua como autônomo deve manter controle detalhado dos valores recebidos de pessoas físicas e jurídicas, bem como dos tributos recolhidos, como o carnê-leão, o INSS e o ISS, de forma a comprovar a origem dos recursos e a base de cálculo utilizada na declaração de ajuste anual." — João Henrique Grognet, Auditor-Fiscal e Coordenador de Imposto de Renda da Receita Federal do Brasil

Essa aba vai alimentar os cálculos de Carnê-leão/IRPF e ISS/INSS.

Aba 4 – Despesas dedutíveis (consultório / atividade profissional)

Para médicos, dentistas e psicólogos que atuam como autônomos (pessoa física), certas despesas podem ser dedutíveis no cálculo do Carnê-leão/IRPF, desde que comprovadas e vinculadas à atividade profissional.

Exemplos de despesas que valem a pena controlar:

Aluguel de sala/consultório
Condomínio, luz, água e internet do consultório (total ou proporcional)
Material de consumo (luvas, máscaras, gaze, materiais de escritório)
Equipamentos e mobiliário (podem ser depreciados)
Software de prontuário, agenda, teleconsulta
Taxas de cartão e adquirentes
Secretária, recepção, serviços de limpeza (quando pagos por você)
Gastos com marketing profissional (site, anúncios permitidos pelo conselho)

"Na organização da vida financeira do cirurgião-dentista, é indispensável o controle sistemático de rendimentos e despesas relacionadas ao consultório, pois esses registros servirão de base para o cálculo do Imposto de Renda e das contribuições previdenciárias, evitando surpresas com o fisco." — Ana Paula Tavares, Assessora Jurídica do Conselho Federal de Odontologia

Colunas recomendadas:

Data
Descrição da despesa
Categoria (aluguel, material, serviço, taxa, etc.)
Valor
Forma de pagamento
Comprovante (nº de nota fiscal, recibo, etc.)

Essa aba será usada para reduzir a base de cálculo do Carnê-leão/IRPF dentro dos limites legais.

Aba 5 – Cálculo mensal de impostos – Pessoa Física (IRPF, ISS, INSS)

Esta é a “calculadora simples” que a maioria dos médicos, dentistas e psicólogos precisa, mesmo que também tenha CNPJ.

Para cada mês, você deve ter:

5.1. Base do IRPF (Carnê-leão)

Receitas de PF do mês (conforme Aba 3)
(-) Despesas dedutíveis diretamente ligadas à atividade (conforme Aba 4)
(=) Resultado / lucro da atividade autônoma

Sobre essa base, você aplica a tabela progressiva mensal do IRPF (Carnê-leão), considerando:

Faixas de rendimento
Alíquotas por faixa
Parcela a deduzir

O resultado é o IRPF devido no Carnê-leão, que deve ser pago até o último dia útil do mês seguinte.

"Os profissionais liberais, como médicos, dentistas e psicólogos, precisam registrar com rigor todas as suas receitas e despesas dedutíveis, pois a falta de controle mensal dificulta a apuração correta do IRPF e pode levar ao pagamento a maior de imposto ou à malha fina." — Cláudia Lúcia Pimentel Martins da Silva, Auditora-Fiscal da Receita Federal do Brasil

Importante: IRRF já retido em pagamentos feitos por pessoas jurídicas poderá ser compensado na declaração anual, desde que devidamente registrado.

5.2. Cálculo do ISS

Verifique a alíquota de ISS do seu município para serviços de saúde (ex.: médicos, odontologia, psicologia).
Calcule a base de ISS sobre o faturamento bruto de serviços no mês (pode haver peculiaridades se houver ISS retido na fonte por hospitais/convênios).

Fórmula simples:

[ \text{ISS do mês} = \text{Receita de serviços (base ISS)} \times \text{alíquota de ISS} ]

Tenha colunas para:

Faturamento total sujeito ao ISS
ISS retido na fonte (se houver)
ISS a recolher pelo profissional (diferença)

5.3. Cálculo do INSS (contribuinte individual)

O autônomo deve contribuir como contribuinte individual para garantir benefícios previdenciários (aposentadoria, auxílio-doença, etc.). A regra geral é uma alíquota de 20% sobre a base, limitada ao teto do INSS.

Na planilha, inclua:

Base de contribuição: pode ser o valor que você deseja utilizar, entre o salário mínimo e o teto, em função do seu planejamento previdenciário.
Alíquota: normalmente 20% (ou outra quando aplicável).

[ \text{INSS do mês} = \text{Base de contribuição} \times 20% ]

"O psicólogo que presta serviços como profissional liberal deve planejar o recolhimento mensal de tributos e contribuições, mantendo planilha ou sistema de registro das sessões realizadas, valores recebidos e impostos pagos, o que facilita tanto o cumprimento das obrigações fiscais quanto a gestão do consultório." — Rogério Giannini, Ex-Presidente do Conselho Federal de Psicologia

5.4. Visão geral por mês

Monte um quadro resumo por mês com:

Receitas totais (PF + PJ)
Base IRPF (PF – despesas dedutíveis)
IRPF Carnê-leão devido
ISS devido (diferença entre devido e retido)
INSS devido
Total de tributos do mês (IRPF + ISS + INSS)
Percentual de carga tributária sobre a receita (% tributos / receita total)

Essa visão ajuda a entender quanto sobra realmente do seu faturamento.

Aba 6 – Cálculo mensal de impostos – Pessoa Jurídica (IRPJ/CSLL/Simples)

Se você possui CNPJ (clínica, sociedade uniprofissional, empresa no Simples Nacional), crie uma aba específica.

6.1. Se estiver no Simples Nacional

Use os anexos específicos para serviços de saúde (normalmente Anexo III ou V), de acordo com o enquadramento e o fator R (relação folha/faturamento).[8]
Na aba, registre por mês:
- Receita bruta da empresa
- Alíquota efetiva do Simples (calculada pela receita bruta dos últimos 12 meses)
- Valor total do DAS
- Percentual estimado de IRPJ/CSLL/PIS/COFINS/ISS dentro do DAS (apenas para análise interna, se desejar)

6.2. Se estiver no Lucro Presumido

Calcule as bases de IRPJ e CSLL sobre a receita bruta com os percentuais de presunção aplicáveis a serviços de saúde.
Aplique as alíquotas de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS conforme legislação vigente.

Como o usuário pediu uma calculadora simples, você pode resumir esta aba a:

Receita bruta do mês
Alíquota efetiva de tributos (calculada com apoio do contador)
Tributos totais estimados do mês (empresa)

Essa análise ajuda a comparar se vale mais a pena faturar via PF ou PJ (e em qual proporção).

"Uma planilha simples que projeta mês a mês seu IRPJ, ISS e INSS até 2026 vale mais do que qualquer ‘jeitinho’ na hora de pagar imposto [...]" — Thomas Broek, Contador Especialista - Contabilidade Zen

Aba 7 – Projeção até 2026 (cenários de faturamento e impostos)

Com as abas anteriores prontas, você consegue montar uma projeção 2025–2026.

7.1. Como projetar mês a mês

Defina um faturamento base (ex.: média dos últimos 3 ou 6 meses).
Aplique um percentual de crescimento mensal ou anual (ex.: +5% a +10% no ano, ou situações específicas como abertura de novo consultório, novos convênios, aumento de agenda, etc.).
Replique as fórmulas de IRPF, ISS, INSS e IRPJ/Simples para os meses futuros (até dezembro de 2026).

7.2. O que analisar na projeção

Meses com tributos mais altos (ex.: temporada de alta demanda, 13º, férias, plantões extras).
Necessidade de reserva de caixa para pagar IRPF, INSS e ISS.
Impacto de mudanças na tabela de IRPF ou nas alíquotas de ISS municipais.
Efeito de decisões estratégicas: passar parte do faturamento de PF para PJ, contratar colaboradores, investir em marketing, etc.

"Com a reforma da tributação do consumo e a entrada em vigor gradativa da CBS e do IBS a partir de 2026, os profissionais liberais precisarão acompanhar com atenção as mudanças nas obrigações acessórias e manter controles mais precisos de suas operações para evitar erros na apuração dos tributos." — Robinson Sakiyama Barreirinhas, Secretário Especial da Receita Federal do Brasil

Essa projeção deixa claro como a reforma tributária do consumo pode exigir ajustes na forma de emitir notas, organizar receitas por tipo de serviço e cumprir as novas obrigações acessórias.

Dicas práticas para médicos, dentistas e psicólogos

1. Separe totalmente contas pessoais e do consultório

Tenha conta bancária exclusiva para a atividade profissional (seja PF com conta de autônomo/profissional ou PJ).
Receitas do consultório entram sempre nessa conta.
Despesas pessoais (mercado, escola, lazer) não saem direto da conta do consultório; primeiro faça um pró-labore ou transferência com descrição clara.

Essa separação torna a planilha mais confiável e facilita o trabalho do contador.

2. Use o Receita Saúde a seu favor

Com mais de 1,3 milhão de recibos emitidos em janeiro de 2025 e a promessa de declaração pré-preenchida mais completa, o Receita Saúde reduz o risco de divergências quando o seu controle interno bate com o que está na base da Receita Federal.[1]

Sempre que emitir recibo pelo Receita Saúde, registre na Aba 2 (Agenda / Produção).
Faça um check-list mensal: valor total de recibos eletrônicos x total de receitas na planilha.

3. Controle mensal evita malha fina e imposto a maior

Em 2024, 25% das retenções em malha fina do IRPF estão relacionadas a despesas médicas.[1] Isso significa que a Receita Federal cruza, com precisão, as informações de recibos de profissionais de saúde com as deduções declaradas pelos pacientes.

Se você não mantém controle mensal:

Pode esquecer receitas (risco de autuação e multa).
Pode deixar de lançar despesas dedutíveis (paga imposto a mais).
Tem mais chance de inconsistência com o Receita Saúde.

"O médico que atua como autônomo deve manter controle detalhado dos valores recebidos de pessoas físicas e jurídicas, bem como dos tributos recolhidos [...]" — João Henrique Grognet, Auditor-Fiscal da Receita Federal do Brasil

4. Ajuste a periodicidade da sua análise

Semanalmente: atualize a Aba 2 (Agenda / Produção).
Mensalmente: confira Aba 3, Aba 4 e calcule impostos na Aba 5 e 6.
Trimestralmente: revise a Aba 7 – Projeção, com o contador, e avalie se a proporção PF x PJ continua sendo a melhor opção.

5. Quando envolver um contador

Apesar da planilha ser simples, a legislação tributária é complexa e dinâmica. Um contador especializado em saúde pode:

Configurar corretamente as alíquotas e fórmulas.
Indicar quando é mais vantajoso faturar via PF ou PJ.
Ajudar a interpretar a reforma da tributação do consumo (CBS/IBS) a partir de 2026.
Revisar as informações antes da declaração anual do IRPF e obrigações da pessoa jurídica.

"Como contador de médicos, dentistas e psicólogos, o que mais vejo dar resultado é combinar essa calculadora básica de tributos com a separação rigorosa das contas pessoais e do consultório – isso reduz erros, evita multas e abre espaço para um planejamento tributário de verdade." — Thomas Broek, Contador Especialista - Contabilidade Zen

Check-list rápido: o que não pode faltar na sua planilha de impostos 2026

Aba de Configurações 2026 com alíquotas de IRPF, ISS, INSS e Simples.
Registro de cada atendimento (data, valor, forma de pagamento, recibo eletrônico).
Separação de receitas PF x PJ e indicação de IRRF/ISS retidos.
Controle de despesas dedutíveis com comprovantes.
Cálculo mensal de IRPF (Carnê-leão), ISS e INSS.
Cálculo de tributos da pessoa jurídica (se houver).
Projeção até 2026 com cenários de faturamento e impostos.
Revisão periódica com contador especializado em saúde.

FAQ – Perguntas frequentes sobre planilha de impostos para médico, dentista e psicólogo

Sou médico autônomo, preciso mesmo de planilha se uso o Receita Saúde?

Sim. O Receita Saúde registra seus recibos para a Receita Federal e para os pacientes, mas não substitui o seu controle interno. A planilha consolida receitas, despesas, ISS, INSS e Carnê-leão, permitindo projeções até 2026 e planejamento do caixa.

Dentista pode deduzir todas as despesas do consultório no IRPF?

Não. Você pode deduzir apenas despesas necessárias à atividade profissional, devidamente comprovadas e registradas. A planilha deve separar despesas dedutíveis das pessoais, evitando que gastos particulares sejam lançados como custo do consultório.

Psicólogo que tem CNPJ ainda precisa de planilha como pessoa física?

Em muitos casos, sim. É comum o psicólogo ter parte das receitas em PF e parte em PJ (clínica, sociedade, Simples Nacional). A planilha deve contemplar as duas realidades, com abas separadas para PF e PJ, permitindo comparar a carga tributária.

Como a reforma tributária de 2026 afeta minha planilha?

A partir de 2026, a implementação gradativa de CBS e IBS mudará a tributação do consumo. Isso exigirá controles mais detalhados na planilha sobre o tipo de serviço, local da prestação e enquadramento tributário, além de atenção às novas obrigações acessórias.

Qual o maior erro que leva médico, dentista e psicólogo à malha fina?

Na prática, dois pontos pesam: desorganização de receitas (especialmente quando não batem com os recibos eletrônicos do Receita Saúde) e lançamento incorreto de despesas médicas pelos pacientes. Um controle mensal em planilha, alinhado com o contador, reduz significativamente esse risco.

Última atualização: janeiro de 2026
Revisado por: Equipe Contabilidade Zen

Perguntas Frequentes (FAQ)

Médico autônomo precisa de planilha mesmo usando Receita Saúde?

Sim. O Receita Saúde registra recibos, mas a planilha organiza receitas, despesas, ISS, INSS e IRPF, permitindo cálculo e projeção de impostos.

Quais impostos o dentista autônomo deve controlar na planilha?

Principalmente IRPF via Carnê-leão, ISS do município e INSS como contribuinte individual, além de qualquer IRRF retido por pessoas jurídicas.

Psicólogo pode usar a mesma planilha para pessoa física e jurídica?

Pode, desde que tenha abas separadas: uma para receitas e despesas como autônomo e outra para faturamento e tributos da empresa (Simples ou Lucro Presumido).

Planilha de impostos ajuda a evitar malha fina do IRPF?

Ajuda muito. Ela garante que as receitas lançadas batam com os recibos do Receita Saúde e que as despesas dedutíveis estejam documentadas corretamente.

Com que frequência devo atualizar a planilha de impostos do consultório?

O ideal é registrar produção e receitas semanalmente e fechar os cálculos de IRPF, ISS e INSS todo mês, antes do vencimento dos tributos.

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